JES Rijnland had de organisatiestructuur veranderd. Het organisatie- en formatierapport was af en het nieuwe managementteam wilde graag hulp bij het realiseren van de nieuwe structuur waarin medewerkers en zijzelf andere taken en rollen kregen. Dit vroeg om aanpassing van de sturing, de werkwijze en het gedrag.
Welke route?
De directeur vond het spannend om met mij in zee te gaan terwijl we nog niet wisten welke route we zouden gaan afleggen. We startten met een bijeenkomst bij haar thuis met het managementteam. Dit was het moment om afscheid te nemen van het oude en de nieuwe structuur in te luiden. Er kwam van alles aan het licht. Voor de een was dat fijn en een opluchting, voor de ander heftig en niet leuk. Het werd een pittige dag die veel effect heeft gehad op de rest van het traject. Vanuit vertrouwen van de directeur en het managementteam ben ik verder gegaan met het proces.
De gevoelens bij de medewerkers werden erkend, mochten er zijn. We organiseerden elke maand een bijeenkomst waarin we de medewerkers meenamen in de ontwikkelingen. Uiteindelijk organiseerden zij de bijeenkomsten zelf. De gemaakte tijdlijn (verleden – heden – toekomst) was daarbij steeds een rode draad.
Een eigen taal
In de managementvergaderingen was ik telkens aanwezig om te reflecteren en te spiegelen op het gewenste en vertoonde gedrag. Een van de MT-leden was trekker van het traject en met haar bereidde ik steeds de volgende stap voor. Ook sprak ik de MT-leden individueel. Om meer duidelijkheid te krijgen in de rollen, wederzijdse verwachtingen en inhoudelijke koers hebben we een 24-uurssessie op touw gezet.
Gaandeweg het traject ontwikkelde de organisatie een eigen taal, zoals ‘in de sinaasappel blijven’ of ‘MH17-bijeenkomst’. Taal en rituelen zijn belangrijk voor ontwikkelingen, want ze zorgen voor saamhorigheid. Mijn rol werd steeds kleiner en halverwege een van de medewerkersbijeenkomsten heb ik afscheid genomen en kon de organisatie zelf verder met het traject.
Ervaringen
“Barbara is een goede coach. Ze is iemand die niet bang is om zaken die moeilijk zijn, aan te snijden. Ook het werken met rituelen dat zij heeft geïntroduceerd, heeft veel goed gedaan voor ons. Wat me het meest aansprak in de samenwerking was dat Barbara ontzettend goed aansloot bij de sfeer, vragen en ontwikkelingen in onze organisatie. Ze nam haar eigen kwaliteiten als coach mee, maar zette ze zodanig in dat wij begrepen wat ze bedoelde. Ze nam voorbeelden uit onze praktijk over en gebruikte die situaties om ons te leren beter samen te werken en beter te communiceren met elkaar.
Als organisatie wisten we van te voren niet dat we zo’n langdurig en intensief traject zouden ingaan met Barbara. Maar door haar onmisbare en fijne inbreng in onze teambijeenkomsten en als coach van het managementteam is zij uiteindelijk twee jaar verbonden geweest aan de organisatie.”
“Door haar manier van vragen stellen helpt Barbara mij om goed na te denken, maar ook te voelen wat ik nodig heb en wat ik wil zeggen. Ze doet dit op een manier die rustig, steunend, uitnodigend en respectvol is. Hierdoor wordt het veilig. Ze zorgt ervoor dat iedereen vooral bij zichzelf blijft en van daaruit communiceert.
Het is ook fijn dat zij een spiegel kan voorhouden, door te benoemen wat ze ziet gebeuren. Zowel individueel als in de groep. Ook dit is verhelderend en doet ze op een respectvolle manier waardoor het veilig en open blijft en waardoor het ook een lerende sessie wordt.”