Stoppen is oke!

Vandaag is het een bijzondere dag. De Brede School Tilburg als organisatie bestaat niet meer en is per vandaag formeel uitgeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Mijn opdracht is nu klaar. 1 april 2014 ben ik gestart als interim directeur met de opdracht: liquideer de stichting Brede School Tilburg en regel prioriteit nummer 1: het van werk naar werk begeleiden van de medewerkers.

Voor mij een opdracht die ik niet eerder had gedaan. Hoe bouw je een organisatie af? Hoe doe je dat binnen het financieel beschikbare budget, met continuering van de dienstverlening en zorg je dat het personeel herplaatst wordt. De reden dat ik de opdracht heb aanvaard is dat ik geloof dat het goed is om een organisatie te sluiten als die niet meer het doel dient. Of het op een andere manier georganiseerd kan worden. Tevens geloof ik dat je medewerkers met opgeheven hoofd kan laten vertrekken bij het stoppen van een organisatie.

Met energie ben ik met de opdracht gestart en ik vond het veel, heel veel. Ik had mijn ervaring met veranderprocessen begeleiden met menselijke aandacht en mijn organisatievermogen. Toch was het pittig qua hoeveelheid. Ik stapte op een rijdende intercity, ik moest gelijk mee in het tempo en direct keuzes maken. Ik trof medewerkers aan die bang waren en houvast zochten. Ik trof een bestuur aan dat het proces van afbouw zorgzaam wilde organiseren.

 

Mijn rol en aanpak

Voor het eerst was ik werkgever en samen met het bestuur eindverantwoordelijk. Ik heb bij mijn start op 1 april 2014 een grove lijn uitgezet met een eindresultaat: de medewerkers zullen ervaren dat je ook met opgeheven hoofd een organisatie kan verlaten en hebben een nieuwe (werk) plek. Een grove lijn betekent dat ik bij de start niet alles tot op detail heb gepland. Dit heb ik bewust gedaan omdat er zo ruimte is voor input van alle dag (die van toegevoegde waarde was om het resultaat te behalen). Ik heb het als een project aangepakt met veel aandacht voor de menselijke factor. Ik ben gaan praten met het bestuur, mijn voorganger, medewerkers, medezeggenschap, opdrachtgevers en de ingeschakelde jurist. Met de input van deze gesprekken heb ik mijn plan geconcretiseerd in de tijd waarin ik mijn acties transparant naar mijn omgeving communiceerde. Op het eind van het project bestond de actie en tijdlijn uit meer dan 3 pagina’s. Ik heb er steeds voor gezorgd dat iedereen op de hoogte was van wat ik deed. Met de medewerkers had ik zowel als groep als individueel frequent contact.

 

 

Geleerde lessen

Ik heb zoveel geleerd, fouten gemaakt en succes behaald. Uiteindelijk is de opdracht geslaagd! Met menselijke aandacht, binnen de criteria en de tijdplanning.

 

Wat maakt voor mij dat het gelukt is en wat heb ik geleerd??

  1. Ik had een aantal mensen om mij heen die ik kon vertrouwen. Tevens hadden zij kennis die ik niet had en wel nodig was om het proces vorm te geven. Zij waren mijn boeien!
  2. Mijn eigen visie is de leidraad geweest bij mijn strategie: je kan met menselijke aandacht een verandering realiseren: een organisatie sluiten en medewerkers met opgeheven hoofd herplaatsen. Daar hebben zowel medewerkers als de organisatie elk een verantwoordelijkheid in. Tussen beide zit ook een grens.
  3. Communicatie en nog eens communicatie: de groep medewerkers heb ik zoveel mogelijk eenduidig geïnformeerd en heb ik naar ze geluisterd. De frequentie dat we elkaar gezamenlijk zagen heb ik verhoogd zodat ze steeds van mij dezelfde informatie kregen. In zulke processen kunnen medewerkers elkaar gek maken met andere interpretaties van informatie. En creëer ruimte voor uitrazen, de dialoog en het uiten van emoties.
  4. Vanaf de start heb ik medewerkers gestimuleerd zoveel mogelijk eigen verantwoordelijkheid te nemen in het proces vanaf de plek/functie die ze hadden. Dus om hun eigen zelfredzaamheid en eigenaarschap te vergroten. Ik geloof dat bij elke verandering iemand altijd een eigen verantwoordelijk heeft in het omgaan met de verandering. Tevens geloof ik dat ieder mens verantwoordelijk is voor zijn eigen carrière. Werken bij een werkgever is voorwaardelijk, niet onvoorwaardelijk! Zowel de organisatie als de medewerker hebben een verantwoordelijk om beschikbaar te zijn en te blijven voor de arbeidsmarkt en competenties te ontwikkelen. Ik geloof erin dat als mensen kunnen kiezen binnen een kader ze makkelijker met een verandering kunnen omgaan.
  5. Door een grove lijn van het proces te schetsen kon er ruimte zijn voor input van alle dag (die van toegevoegde waarde was om het resultaat te behalen). Ik luisterde naar de input van andere en verwerkte dit in mijn uitzette tijdlijn. Het gaf flexibiliteit en elke dialoog waarde. Tegelijkertijd was dit voor de medewerkers spannend omdat dit soms niet de duidelijkheid gaf waar behoefte aan was.
  6. Ik heb met vakbonden, gemeenten, potentiële werkgevers en medewerkers onderhandeld. Onderhandelen kan in vertrouwen en openheid heb ik ervaren. Tegelijkertijd is het belangrijk zaken op papier te zetten. Dit heb ik niet altijd gedaan waardoor het proces soms vertraging opliep of er verschillende interpretaties konden ontstaan over een situatie.
  7. De inhoud van de werkzaamheden van de Stichting waren mij niet bekend. Achteraf had ik me daar meer in kunnen verdiepen. Echter was dat mijn opdracht niet. Bij de inhoudelijke verantwoording had inhoudelijke kennis me meer geholpen. Tegelijkertijd kon ik hierbij ook leunen op medewerkers en mijn management assistent.
  8. Als eindverantwoordelijke heb ik soms slapeloze nachten gehad. Dat hoop ik een volgende keer te voorkomen. Ik voelde me erg verantwoordelijk voor het behalen van het succes terwijl ik soms de oplossing niet had. Een goede tip was: zet de mensen bij elkaar die de oplossing kunnen creëren. Dat heb ik vervolgens ook gedaan. Daardoor kreeg ik meer rust alhoewel ik me nog steeds verantwoordelijk voelde voor zowel het proces als het eindresultaat. De dingen die ik voor een volgende keer beter kan doen zijn loslaten en wat afstand nemen. Dan is reflecteren ook makkelijker. Ik heb ook gemerkt dat bij sommige stressvolle momenten juist humor kan helpen om de spanning er af te halen.
  9. Mijn kennis van financiën kon bij deze opdracht beter! Mijn penningmeesterschap van mijn tennisclub was heel nuttig maar deze verantwoording was soms zo complex dat ik het lastig vond om te begrijpen. Samen met mijn management assistent Corry zijn we eruit gekomen en is het uiteindelijke banksaldo € 0,00.
  10. Geschiedenis heeft een grote invloed gehad. Het krachtenveld had grote invloed op het politieke en uitgezette proces.
  11. Hard op de inhoud, zacht op de relatie. Ik heb mijn coachvaardigheden ingezet om medewerkers aan het denken te zetten en te activeren. En ik heb hierbij ook de boven- en onderstroom (gevoel) benoemd. Ik geloof dat gevoel benoemen en erkennen van wat er werkelijk is helpt in het verwerken van veranderprocessen. In het begin was er geen vertrouwen in mij. Voor de zomervakantie ontstond er vertrouwen in mij en het proces dat ik ingezet had. Ik kreeg te horen dat ik zorgvuldig had gehandeld in het door mij uitgezette transparante proces. Vertrouwen opbouwen kost tijd.
  12. Het was mijn plek als interim directeur om dit proces vorm te geven en keuzes te maken. Ik heb geleerd stelliger en daadkrachtiger hierin te worden en dat het niet lukt om iedereen mee te krijgen. Zo heb ik soms andere keuzes gemaakt omdat ik vond dat het zowel voor medewerkers als de organisatie dienender was om de door mij uitgezette koers te volgen. Dit vond ik soms wel spannend. Tegelijkertijd leverde het me zoveel energie op als we weer stappen hadden gezet.
  13. Iedereen reageert op zijn eigen manier op een verandering en dat is oke!
  14. Afscheid is belangrijk. Bij verandering vind ik afscheid nemen erg belangrijk. Door iets bewust los te laten kan je weer iets anders vastpakken. Daar is afscheid nemen een belangrijk onderdeel van. December 2014 stond in het teken van afscheid nemen bij de medewerkers. Er is een boekje voor ze gemaakt. Ik had ze drie vragen gesteld die ik in het boekje verwerkt heb:
  • Wat heeft de stichting betekend?
  • Wat heb je geleerd van … (elke collega benoemen)?
  • Wat geef je …(collega) mee in haar nieuwe rol/functie?

Door afscheid te nemen sluit je een deur zodat een nieuwe deur weer open kan gaan.

 

Nog kort op een rijtje!

Wat is er nodig ? Wat heb je te regelen?

  1. Boeien die je kan vertrouwen en waarmee je kan sparren.
  2. Bij verandering en afbouwen is menselijke aandacht een sleutel.
  3. Communicatie en nog eens communicatie: beter te veel dan te weinig en creëer ruimte voor uitrazen en het uiten van emoties. En luister tijdens de dialoog en gebruik de input voor het invullen van het proces!
  4. Vanaf de plek/functie die je hebt als medewerker, medezeggenschap en/of directeur eigen verantwoordelijkheid in het proces.
  5. Onderhandelen kan in vertrouwen en openheid en tegelijkertijd is het belangrijk om zaken op papier te zetten.
  6. Door een grove lijn van het proces te schetsen is er ruimte en flexibiliteit voor input van alle dag.
  7. Inhoud van de werkzaamheden: zorg dat je op hoofdlijnen weet wat er speelt.
  8. Als eindverantwoordelijke kan je het op verschillende manieren organiseren en helpt het jezelf en het proces ook om soms afstand te nemen.
  9. Geschiedenis heeft een grote invloed gehad. Kijk hoe het krachtenveld eruit ziet, wat ieders belangen zijn en wat de geschiedenis is en hoe dit van invloed is.
  10. Hard op de inhoud, zacht op de relatie. Vertrouwen opbouwen kost tijd.
  11. Zorg dat je de financiën snapt op hoofdlijnen, bouw goede relatie op met administratiekantoor zodat je de vragen van de subsidieverstrekker en accountant kan beantwoorden.
  12. Vanaf de plek die hebt kan je invloed uitoefenen en keuzes maken.
  13. Iedereen reageert op zijn eigen manier op een verandering en dat is oke!
  14. Afscheid nemen is belangrijk.

 

Resultaat van dit proces

Al met al is het gelukt om alle medewerkers op 1 januari 2015 te herplaatsen binnen het financieel beschikbare budget. Alle medewerkers hebben binnen het kader wat er is gecreëerd zelf gekozen!

In dit proces heb ik heel veel geleerd. Vooraf wist ik niet goed waar ik aan begon. Soms vond ik het ook erg pittig, heb ik slecht geslapen en vond ik het eenzaam. Met mijn karakter en kennis en durf om hulp te vragen is het me gelukt.

De BST is er niet meer en de wijze waarop Corry en ik dit hebben gerealiseerd ben ik trots. En de lessen neem ik mee en het contact met Corry hou ik! Hoe fijn is dat!

Ik neem ook afscheid van de BST en een boeiende opdracht.