Zeg eens eerlijk: hoe vaak komt het voor dat je klaar bent met een overleg, op de gang staat en je tegen een collega zegt dat je een reactie hebt op de zojuist gehouden vergadering? De reactie deel je wel op de gang en niet aan de vergadertafel.

Bijvoorbeeld over de wijze waarop het overleg/gesprek gevoerd is of de uitkomst van een inhoudelijk punt. Of dat het niet interessant was of te snel of te langzaam ging. Of de helft zat tijdens de vergadering zijn telefoon te checken. Je mening ventileer je bij de koffie automaat, op de wandelgang. Herkenbaar? In sommige organisaties wordt meer vergaderd op de wandelgang dan aan de tafel waar het gesprek zou plaats vinden.

Natuurlijk is het oké als je iets vindt buiten het overleg om (dus effe reageren, reflecteren of blij zijn met een overleg kan natuurlijk altijd). Maar zodra het meer frequente vormen aan gaat nemen, wordt er uiteindelijk meer besproken op de wandelgangen dan tijdens het overleg zelf. Er is zelfs een grote kans dat je tijdens het overleg afhaakt (bijvoorbeeld dat je aan andere dingen gaat denken tijdens het overleg of jij ook je telefoon gaat checken tijdens het overleg (de rest doet het ook al), omdat het niet gaat zoals je wilt. Dus je zit er wel en je bent er niet. Zo worden overleggen energievreters die veel tijd kosten!

Dat kan anders!

Ik geloof dat overleggen/gesprekken energie kunnen opleveren en dat je daar een eigen verantwoordelijkheid (aandeel) in hebt als deelnemer. Van een goed overleg/gesprek krijg ik in ieder geval meer energie! De verwachtingen zijn helder, iedereen er ook bij is met zijn gedachten en het overleg levert voor jezelf of de ander wat op. Het halen en brengen is helder. Dit geeft rust en duidelijkheid.

Het fijne is dat je er zelf invloed hebt! Tijdens een interim opdracht heb ik het deurklinkmoment geïntroduceerd. Bij veel opdrachten/trainingen laat ik het terug komen omdat ik van de deelnemers/medewerkers hoor dat het een metafoor is die blijft hangen.

Wat is het deurklinkmoment?

Je bent klaar met een overleg/gesprek en loopt weg van de tafel. Je pakt met je hand de deurklink vast en op dat moment vraag je jezelf af of je tevreden weg gaat? Dus is het oké zo? Of is er bijvoorbeeld iets wat je graag anders had gezien, zowel op proces- als inhoudsniveau. Als de antwoorden ja zijn loop je naar buiten, zijn de antwoorden nee. Dus het is niet oké,  dan doe je de deur niet open. Je geeft bij de ander(en), met wie net het overleg/gesprek hebt gehad aan dat er iets is waar je op wil terug komen, dat kan ter plekke zijn of bij de volgende keer.

Het deurklinkmoment is een bewustwordingsmiddel! Het is een manier om je eigen aandeel te nemen in hetgeen je wilt bereiken met het betreffende overleg/gesprek waar je je tijd aan besteed. Laat weten of je tevreden bent of dat je iets niet begrijpt en er nog op wil terug kommen of dat je verbeterpunten ziet.

Bij de start van een overleg/gesprek is het handig dat je het deurklinkmoment introduceert en checkt of alle deelnemers dit willen gebruiken als middel. Dus gebruikt iedereen het deurklinkmoment?

Wat levert het op?

• Deelnemers zijn zich bewust van hun eigen verantwoordelijkheid en behoefte bij een overleg/gesprek
• Deelnemers nemen eigen aandeel om overleggen/gesprekken te verbeteren
• Je bespreekt de onderwerpen waar je het werkelijk over wilt hebben
• Er wordt meer in de kamer besproken dan  op de wandelgang.

Al met al verbeter je de directe communicatie en verminder je de indirecte communicatie! Het is een manier om te werken aan samenwerking! Je maakt expliciet hoe jij wil werken met anderen en dat je daarin zelf een rol hebt!

Bij welk overleg/gesprek kan jij de deurklink vastpakken en de deur uitlopen of hou je deze vast om te zeggen dat je op iets wil terugkomen?  Dus wat is er nodig om te zeggen het is oké zo!